SOFTWARE INTERNAL AUDIT TERINTEGRASI

BERBASIS: ISO 9001, ISO 14001 & OHSAS 18001 – MALCOLM BALDRIGE

“Zahif Management Audit”

Latar Belakang

Internal audit memegang peran yang penting dalam sebuah implementasi sebuah manajemen. Pelaksanaan internal audit dilakukan dengan form-form audit dalam bentuk kertas (hardcopy) maupun secara elektronik (menggunakan software). Pada umumnya organisasi yang sudah menerapkan ISO series dan mendapatkan sertifikat dari Badan Sertifikasi melakukan audit dengan menggunakan form audit secara hardcopy (manual). Kekurangan dalam audit berbasis paper adalah :

• Audit berbasis paper (hardcopy) menyulitkan dalam melakukan analisas secara cepat, karena data-data harus dioleh secara manual dengan alat bantu lain, semisal Ms. Excell.
• Kejenuhan auditor karena harus menyiapkan checklist pertanyaan “one by one”, serta harus menulis ulang hasil audit kedalam laporan lainnya : Rangkuman Audit, Status Audit, Rekapitulasi tiap departemen dan lainnya.
• Dokumentasi dan backup file dalam bentuk hardcopy memiliki keterbatasan antara lain : metode penyimpanan, tidak bisa disatukan secara mudah (metode insert file), kemudahan dilakukan perpindahan (copy)
• Standar internasional yang banyak digunakan adalah ISO 9001 (Quality Management), ISO 14001 (Environment Management), OHSAS 18001 (Occupational Health and Safety Management). Ketiga sistem tersebut memiliki banyak kesamaan dalam kode klausul (persyaratannya).
• Membutuhkan alat bantu.  Yang sedikit melakukan isian dan secara otomatis sistem akan mencopy kode-kode yang sama, mengolah dalam bentuk file presentasi (grafik), analisa data dan lainnya.
• Manajemen membutuhkan hasil audit yang akurat dan tersaji secara cepat, serta dapat dibandingkan antara hasil audit tiap departemen, tiap klausul maupun atas waktu. Hasil audit juga menyajikan performance setiap departemen dalam bentuk angka (ukuran kuantitatif).
• Manajemen membutuhkan data yang akurat termasuk untuk melakukan evaluasi terhadap auditor. Software yang bisa menyajikan record audit per-auditor akan membantu dalam rangka evaluasi, peningkatan kompetensi auditor.

ZMA ver 2.0 For Internal Audit

• Memadukan audit integrasi ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001dikombinasikan dengan sistim skoring untuk penilaian
• Terdapat checklist pertanyaan yang mencapai lebih dari 1.000
• Dapat digunakan bagi perusahaan/organisasi yang sudah sertifikasi atau belum
• Dibuat dalam level audit 1, 2, 3 berdasarkan kebutuhan organisasi (simple, kompleks, stabil dll)
• Terintegrasi dengan form audit dalam rangka mendukung audit internal sebagai persyaratan sertifikasi ISO 9001, ISO 14001 & OHSAS 18001
• Checklist pertanyaan bisa di : edit, hapus atau tambah. Pertanyaan terdiri atas kategori => subkategori => pertanyaan
• Telah disediakan 32 pilihan jawaban dan skoring (yes/no, sub-question, choice, procentage). Serta “create own answer”.
• Analisa audit & report yang lengkap.
• Grafik untuk mendukung presentasi & attachment.
• Alert system untuk mengingatkan MR, Auditor, Auditee

Zahif Management Audit (ZMA) sudah mendapatkan pengakuan dari negara berupa Hak Cipta dari Menteri Hukum dan HAM Republik Indonesia tanggal 10 Februari 2009 pada pendaftaran nomor 040044. Pengakuan ini membuktikan bahwa ZMA merupakan software audit yang pertama kali di Indonesia.

LEVEL OTORISASI (AKSES)

• Administrator sistem
• Management Representative
• Internal auditor
• Departemen
• Executive (Management)
• Publik

Checklist pertanyaan Audit

• Leadership and Planning
• Planning and Implementing
• Resourcing
• Management Commitment
• Document and Data Control
• S-H-E-Q Committees and Employee Involvement
• S-H-E-Q External Regulations, Codes and Standards
• External Relations
• Management Reviews
• Competency, Training and Communication
  • Employee Orientations/Awareness
  • Competence and Training Needs Identified
  • Training Program Content and Delivery
  • Training Program Effectiveness
  • One-On-One Communications
  • Group S-H-E-Q Meetings
  • Program Promotions
• Management of Operational Risk and Change
• Identify Operational Risk
• Operation Analysis
• Significant Task Identification and Analysis
• Management of Change
• Task and Operation Controls
• Operational Management and Design
• Planning of Product Realization
• Processes Related to Interested Parties
• Design and Development
• Production and Service Functions
• Purchasing System
• Equipment, Materials and Suppliers
• Contractors
• Work Rules and Operating Permits
• Organization Permits and High Risk Work Controls
• Externally Required Permits
• Organization's S-H-E-Q Rule Program
• Inspections
• Planned General Inspections
• Specialized S-H-E-Q Equipment Inspections
• Mobile and Material Handling Equipment
• Engineering Maintenance Systems
• Statutory Compliance
• Housekeeping Inspections
• Occupational Health System
• Occupational Health Administration
• Hazard Recognition and Evaluation
• Hazard Controls
• Occupational Hygiene Monitoring
• Occupational Medicine
• Records
• Personal Protective Equipment
• Personal Protective Equipment Requirements
• Personal Protective Equipment Availability
• Personal Protective Equipment Compliance
• Incindental/on-conformity Reporting, Investigation and Analysis
• Incident/Non-conformity Investigation Process
• Middle and Senior Management Participation
• Incident/Non-conformity Analysis
• Record Keeping
• Emergency Preparedness
• Emergency Preparedness Administration
• Emergency Response Plan(s)
• Emergency Response Teams
• Emergency Equipment
• Mutual Aid
• Measurement, Monitoring and Audits
• Routine Process Measurements
• System Audits
• Corrective and Preventive Action System
• Corrective and Preventive Action Process
• Corrective and Preventive Action Communications
• Control of Non-conforming Product
• Innovation

1. Identification Process
2. Analyze Process
3. Implementation Process
4. Improvement Process

• Process Management
  • Product and Service Processes
  • Business Processes
  • Support Processes
• Business Result

1. Customer – Focus Results
2. Financial and Market Results
3. Human Resource Results
4. Organizational Effectiveness Results